E-mail instellen

E-mail instellen op een mobiel, laptop, pc, iPad en tablet. Je kunt bij elk apparaat kiezen om een IMAP of POP account te gebruiken.

IMAP account

Bij IMAP blijft alle ontvangen en verzonden e-mail op de server staan. Je kunt vanaf elk apparaat al je e-mail verzorgen. Je ziet op alle apparaten dezelfde inhoud. De grootte van je e-mail mappen kan echter aanzienlijk worden wanneer je de e-mail niet verwijdert of verplaatst (archiveert) naar een eigen apparaat.

POP account

Bij een POP account haal je de ontvangen e-mail van de server af en die wordt dan op je eigen computer in een bestand opgeslagen. Ook je verzonden (SMTP) e-mail wordt op je eigen computer opgeslagen en niet op de server bewaard. Vergelijk dit maar met een postbus op het postkantoor.
Je kunt meestal wel instellen dat de e-mail pas na een bepaald aantal dagen definitief van de server wordt verwijderd. Intussen heb je dan op je andere apparaten nog altijd de laatste ontvangen e-mail beschikbaar omdat de ontvangen post nog even wordt bewaard. Je verzonden post wordt niet op de server bewaard als die kon worden bezorgd. Bij een POP account zal de grootte van je e-mail map op de server beperkt blijven.

Gebruik POP nooit op meerdere apparaten omdat je dan nergens je in- en uitgaande post compleet zult hebben!

SMTP voor IMAP en POP

SMTP is het protocol voor het versturen van e-mail. Bij IMAP wordt de verstuurde e-mail opgeslagen in een map ‘verzonden’ op de mailserver.
Gebruik je een POP account, dan wordt de verzonden post in je lokale postbestand opgeslagen en niet bewaard op de server nadat die kon worden verzonden. Je ziet de e-mail die je hebt verzonden in combinatie met een POP account dus niet meer op een ander apparaat.

Advies: IMAP account
Ik adviseer om IMAP in te stellen op al je apparaten. Je kunt daarna altijd je inkomende en verzonden post vanuit de IMAP mappen archiveren.

Instellen:

De basis instellingen voor IMAP en POP accounts staan hieronder. Selecteer het tabblad van je keuze.
Kies voor handmatig instellen!

IMAPPOP
De volgende protocollen, server adressen en poorten kun je instellen.
Veilig IMAP/SMTP e-mail verkeer:

ServerProtocolPoort
IMAPweb.carien.euSSL993
SMTPweb.carien.euTLS587
SMTP (alternatief)web.carien.euSSL465

Gebruik de optie ‘alle certificaten accepteren’ alleen als dat nodig blijkt.
Vink SMTP verificatie is vereist aan!
Op sommige (oudere) apparaten kunt u ook kiezen voor STARTTLS als protocol. Gebruik dat als TLS niet beschikbaar is in combinatie met SSL.

De volgende protocollen, server adressen en poorten kun je instellen.
Veilig IMAP/SMTP e-mail verkeer:

ServerProtocolPoort
POPweb.carien.euSSL995
SMTPweb.carien.euTLS587
SMTP (alternatief)web.carien.euSSL465

Gebruik de optie ‘alle certificaten accepteren’ alleen als dat nodig blijkt.
Vink SMTP verificatie is vereist aan!
Op sommige (oudere) apparaten kunt u ook kiezen voor STARTTLS als protocol. Gebruik dat als bovenstaande instellingen niet werken.

Voorbeelden voor het instellen op verschillende apparaten staan in de tabbladen hieronder.
Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

Android phone / tabletMS Outlook - IMAPMS Outlook - POPMail (Win 10) - IMAPMail (Win 10) - POPApple iPhone / iPad
  • Stap 1 - E-mail instellen Android telefoon
  • Stap 1 - E-mail instellen MS Outlook -IMAP account
  • Stap 1 - E-mail instellen MS Outlook - POP account
  • Stap 1 - E-mail instellen MS Mail (Windows 10) - IMAP of POP account. Dit beeld verschijnt alleen wanneer nog geen e-mail is ingesteld.
  • Stap 1 - E-mail instellen MS Mail (Windows 10) - IMAP of POP account. Dit beeld verschijnt alleen wanneer nog geen e-mail is ingesteld.
Voorbeelden volgen nog

Ik verzorg alleen beveiligde, encrypted, e-mail en wachtwoorden. (Poorten zoals 25, 26, 110, 143 werken dus niet.)

Problemen oplossen:

iPhone – Server accepteert de ontvanger niet

Probleem:

Je krijgt de melding: Er is een kopie in ‘Uitgaand’ geplaatst. De server accepteert de ontvanger <e-mailadres> niet.

Meest waarschijnlijk heb je meerdere e-mail accounts geconfigureerd die gebruik maken van dezelfde server voor SMTP (uitgaande post), maar met een verschillende gebruikersnaam.

De iPhone legt standaard geen gebruikersnaam en wachtwoord vast bij de SMTP instellingen. Daar staat ‘optioneel’. Met meerdere accounts bij dezelfde server raakt de iPhone in de war en blijft soms zelfs hangen. iMac en iPhone gebruikt de ‘default’ SMTP server voor het verzenden wanneer je het niet expliciet hebt opgegeven.

De verzendende mailserver moet bovendien gemachtigd zijn om e-mail te versturen van je domein. Stuur dus geen e-mail van een ander domein via een mailserver die dat domein niet kent. Die e-mail wordt bij de beter beveiligde domeinen niet geaccepteerd of komt in de spam-box. Je domein is alles achter het @ teken in je e-mailadres.

Oplossing:

Geef de gebruikersnaam (jouw e-mail adres van het account) en het bijbehorende wachtwoord óók in bij de SMTP instellingen. Zorg dat SSL is aangevinkt en dat bij Identiteitscontrole de optie ‘wachtwoord’ is ingesteld. Poort 587 werkt. Vaak ook 465. En zorg dat de SMTP server bij je eigen domein hoort.

E-mail ontvangen en verzenden werkt niet, wat nu?

Wanneer je zeker weet dat je alles hebt ingesteld zoals hiervoor beschreven, voer dan de volgende stappen uit om vast te stellen waar het probleem ligt:

  1. Probeer op het apparaat waar je de e-mail hebt ingesteld eens iets te zoeken via Google of Bing in een webbrowser.
    Lukt dat niet, dan werkt je netwerkverbinding niet en heb je geen toegang tot internet.
  2. Probeer of je via webmail toegang kunt krijgen tot je mailbox. Je e-mail adres bestaat uit 2 delen. Het deel na het @ teken is je domein, inclusief het deel na de punt.
    Voer in je webbrowser het volgende in in het adresveld (niet zoeken dus): https://<je domein>/webmail/ . Kun je inloggen, dan werkt de mailserver en kun je bij al je e-mail.
    Het is mogelijk dat je een scherm te zien krijgt waarop met grote letters staat: BLACKLISTED ….IP….
    In dat geval heb je te veel pogingen gedaan om toegang te krijgen via je e-mail programma. Onze server herkent dit als een aanvalspoging en sluit uw IP adres volledig af voor toegang tot onze server.
    Onder de tekst staat een knop om u weer van de Blacklist af te halen. Die kunt u aanvinken. Wacht dan even tot de server dit heeft verwerkt. Probeer na een paar minuten opnieuw via webmail toegang te krijgen. Nadat dit is gelukt zou ook uw e-mail programma zou correct moeten werken. Controleer wel alle instellingen.
  3. Mogelijk worden bijzondere tekens in het wachtwoord niet correct verwerkt. Bekende probleemtekens zijn: * ‘ ` ” ~ €.
    Maak een nieuw wachtwoord aan zonder deze tekens. Zie item: ‘Vreemde tekens * ‘ ` ” ~ € in wachtwoord mogelijk probleem’.
  4. Werkt het e-mail programma daarna nog niet?
    Het is mogelijk dat er al meerdere accounts zijn aangemaakt tijdens uw eerdere pogingen. Verwijder die dan allemaal en begin opnieuw.
  5. Lukt het dan nog niet? Neem dan contact me me op.

Tip: Kopieer het wachtwoord dat u heeft ontvangen met Ctrl-C en plak dit daarna in het wachtwoordveld met Crtl-V. Pas op dat u geen spaties mee kopieert!

Hoe pas ik mijn e-mail wachtwoord aan?

Bij het aanmaken van je e-mail account krijg je een wachtwoord. Dit is een ‘veilig’ wachtwoord.

Je kunt je wachtwoord zelf aanpassen via webmail.

Ga in je webbrowser naar https://domeinnaam/webmail/ (vervang ‘domeinnaam’ door de tekst achter @ in je e-mail adres). Er staat dan bijvoorbeeld: https://mijndomein.nl/webmail/. Je kunt ook https://carien.eu/webmail/ in je browser invullen.

Een webmail programma wordt gestart, in dit geval Roundcube. Je vult je e-mail adres en huidige wachtwoord voor dat e-mail account in.

Daarna klik je rechts boven op Instellingen, het radertje.

Je ziet dan links in het venster:

Hier klik je op ‘Wachtwoord’. Je krijgt dat dit venster:

Je voert hier eerst je huidige wachtwoord in en dan twee maal je nieuwe. Klik op ‘Opslaan’

Er wordt gecontroleerd of beide nieuwe wachtwoorden gelijk zijn. Bovendien wordt gecontroleerd of die wachtwoorden voldoen aan minimale veiligheidseisen die we stellen.

Wachtwoorden moeten voldoen aan de volgende minimale eisen:

  • 12 tekens of meer en bestaande uit;
  • hoofdletters en kleine letters zoals AaBb;
  • 1 of meer cijfers zoals 1234;
  • 1 of meer bijzondere tekens zoals #,%,^,@,! et cetera.

Gebruik bij voorkeur geen 0 (nul) en hoofdletter O door elkaar omdat die moeilijk te onderscheiden zijn. Ook de l (kleine letter L) en de 1 (één als cijfer) moet je bij voorkeur niet door elkaar gebruiken om dezelfde redenen.

Vreemde tekens * ‘ ` ” ~ € in wachtwoord mogelijk probleem

Wachtwoorden moeten bij voorkeur vreemde tekens of symbolen bevatten om ze complex genoeg te maken.

Er zijn echter een aantal tekens die problemen veroorzaken. Zo wordt ^e in wachtwoord bijvoorbeeld vertaald in ê op veel apparaten. Op een iPhone levert het € teken problemen op. Microsoft Mail op een Windows 10 Pro tablet accepteert geen *. Je denkt dus dat je het juiste wachtwoord hebt ingegeven, maar intussen is dat door het systeem aangepast voordat het wordt doorgestuurd.

Omdat het aanmaken van een wachtwoord vaak op een ander apparaat gebeurt is het probleem meestal onzichtbaar.

Controleer of een van de volgende tekens in je wachtwoord staat als je problemen hebt met e-mail instellen, aanmelden of inloggen:

* ‘ ` ” ~ €.

Is dat het geval, maak dan een nieuw wachtwoord aan.

Bestaand account omzetten van POP naar IMAP, hoe?

Je kunt niet zomaar het soort account van POP naar IMAP omzetten!
Je kunt ook niet een nieuw account maken met een e-mail adres dat je al hebt gebruikt in een ander account!

In Office Outlook en andere e-mail programma’s worden ook contactpersonen, notities, taken en dergelijke opgeslagen bij het account. Deze laatste zaken worden door MS Outlook niet opgeslagen op de mailserver. In de mappen op de server zul je meestal alleen de e-mail kunnen vinden, zowel bij het gebruik van POP als IMAP. Gebruik je Webmail (Roundcube), dan kun je wel contactpersonen en lijsten in je IMAP account opslaan, gebruiken en exporteren. Ga je IMAP gebruiken in combinatie met eigen mail software, dan zal er op je eigen apparaat vrijwel altijd een bijbehorend lokaal bestand worden aangemaakt waar dit soort informatie wordt opgeslagen. De e-mail staat bij IMAP dan op de server, de rest meestal lokaal.

In Microsoft Outlook (onderdeel van de Office-suite) staat bij een POP account alle informatie, e-mail, contacten, taken etc. in een postbestand. De naam eindigt altijd op .pst. Maak je in Outlook een IMAP account aan, dan zie je dat er ook een lokaal bestand wordt aangemaakt met de uitgang .ost. In dat bestand worden de andere zaken opgeslagen. Helaas doen alle e-mail programma’s dat anders.

De procedure om je account om te zetten van POP naar IMAP bestaat in alle gevallen uit de volgende stappen:

  1. Maak een volledige backup van het POP account, e-mail, contacten, notities etc. Het best maak je separate bestanden aan voor Contacten, Agenda, Notities, Post In etc. Je kunt de inhoud dan in de juiste nieuwe mappen importeren.
  2. Verwijder het account dat je wilt omzetten. Een ander account wordt dan mogelijk automatisch ‘standaard of default’. Let op welk e-mail adres als standaard staat ingesteld en welk gegevensbestand. Het gegevensbestand wordt gebruikt voor je contactpersonen en agenda in Outlook.
  3. Maak een nieuw account in je e-mail programma en kies voor IMAP.
  4. Stel je nieuwe account eventueel opnieuw in als ‘standaard’ en test dit even door een e-mail aan dit account te versturen vanuit dit account.
  5. Zorg dat je als gegevensbestand het bijbehorende bestand als ‘standaard’ selecteert. Bij Outlook is dat een .ost bestand. Anders staan je agenda en contactpersonen in een ander account na het importeren, of als mappen in je postvak in.
  6. Importeer je backup bestanden in de juiste mappen. Bij Outlook zijn dat voor Contactpersonen, Agenda e.d. de mappen ‘alleen op deze computer’.
  7. POP naar IMAP is dan klaar.

In Microsoft Office Outlook maak je een backup via ‘Bestand’, ‘Openen’ en de optie ‘Exporteren/Importeren’. Selecteer ‘exporteren als bestand’ en kies daarna voor .pst als formaat. Selecteer de juiste account en selecteer een map en zet een vinkje bij ‘inclusief submappen’. Let op de naam en plaats waar dit bestand wordt weggeschreven. Zorg dat dit geen ‘verborgen’ map is. Via dezelfde procedure kun je dit bestand later ‘importeren’. Zorg dat je dit voor alle mappen doet.

Ik ontvang bepaalde e-mail niet, of mijn e-mail wordt niet ontvangen, waarom? SPAM?

Er zijn veel mogelijke oorzaken waarom je e-mail niet ontvangt, of waarom e-mail in je SPAM map komt.

Bij het verzenden van e-mail controleert de ontvangende mailserver (mits goed ingericht en beveiligd) een aantal zaken voordat een bericht wordt geaccepteerd. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of de verzendende server (het IP adres) van dat bericht hoort bij het domein van de afzender (dat deel achter @). Klopt dat niet, dan wordt een zogenaamde ‘bounce ticket’ verstuurd naar de afzender die is opgegeven in het bericht, of het bericht wordt al dan niet zonder bijlages in de SPAM box gezet.

Externe internet diensten die je gebruikt
We komen dit probleem vaak tegen bij mensen die MailChimp en administratieve software zoals WeFact.nl, Boekhouden.nl en Snelstart.nl gebruiken. Die systemen willen namens jou berichten versturen vanaf hun eigen servers. Wanneer je die servers hiervoor wilt gebruiken, dan moet je in de DNS instellingen van je eigen domein hiervoor machtigingen opnemen. Doe je dat niet, dan zullen die berichten bij de beter beveiligde domeinen niet aankomen. Hoe dat moet staat in bijna alle gevallen beschreven op de website van die toepassing. Voor Mailchimp moet je zelfs twee records toevoegen (TXT en CNAME) en vooral niet vergeten om de autorisatieprocedures bij Mailchimp zelf ook door te lopen! Geef ons een seintje, en wij stellen dat voor je in op onze server.

Op de zwarte lijst, blacklist
Helaas blijken de zogenaamde community filters van Microsoft en Google er steeds vaker de oorzaak van dat e-mail in de spam folder (ongewenste mail) komt bij de ontvanger.
Wanneer maar genoeg mensen bijvoorbeeld een nieuwsbrief als ‘ongewenste mail’ markeren, dan gaan die filters op een gegeven moment alle e-mail markeren als spam. Daar kunnen wij feitelijk niets aan doen. Zelfs wanneer het bericht voldoet aan alle huidige beveiligingsstandaards, wordt dit toch gedaan door die filters.
Om te voorkomen dat onze mailserver op een ‘echte’ blacklist komt, is het aantal berichten dat per dag kan worden verzonden vanuit een domein gelimiteerd. De rest wordt de volgende dag verzonden. We kunnen dat per klant instellen. De software die wij installeren voor nieuwsbrieven en dergelijke verstuurt de berichten met tussenpozen naar bijvoorbeeld steeds 40 adressen.

Nieuwsbrieven, facturen versturen lukt niet of komt in SPAM, waarom en hoe voorkomen?

Wanneer je gebruik maakt van web-gebaseerde software voor je boekhouding of bijvoorbeeld het verzenden van nieuwsbrieven, kun je tegen het probleem aanlopen dat die software geen berichten namens jou kan verzenden. Dat is een logische consequentie van veilige hosting van je domein. Berichten namens e-mail accounts van je domein kunnen alleen door andere mailservers worden verzonden wanneer zij hiertoe zijn gemachtigd door je eigen domeinserver. Dat is de server waarop uw domein is geregistreerd.

Bij het verzenden van een e-mail of nieuwsbrief wordt geverifieerd of dat mag door contact te leggen met je domeinserver. In het bericht wordt dan een ‘vlaggetje’ opgenomen van het antwoord, of verzending wordt geweigerd door de verzendende server. Dit soort communicatie wordt opgenomen in de mailheader die je normaal niet ziet. In Outlook klik je op eigenschappen van het bericht om die te zien.

Dit probleem kan worden voorkomen door de domeinen of IP adressen die namens u e-mail mogen verzenden te autoriseren. Daarvoor moet een aanpassing in de DNS records worden uitgevoerd. Meestal is een extra TXT record of een aanpassing in dat record nodig. Soms moet een CNAME record worden aangemaakt, of een combinatie met een TXT record. De meeste aanbieders van dergelijke software geven aan op hun website wat moet, en hoe dat moet. Soms geven ze zelfs aan hoe je de aangepaste DNS instellingen moet (of kunt) valideren.

Wil je geen aanpassingen in de DNS doorvoeren, dan moet je instellen dat e-mail door je eigen server wordt verstuurd. Daarvoor moet je dan een geldige verzender (e-mail adres), het bijbehorend wachtwoord en de SMPT server gegevens (meestal smtp.uwdomein.xx of bij ons web.carien.eu) en poort opgeven. Vergeet niet SSL aan te vinken in combinatie met poort 587 (TLS of STARTTLS) of 465 (SSL) om alle berichten versleuteld te versturen. Gebruikt u deze methode, dan is geen aanpassing van de DNS noodzakelijk.

WeFact.nl, boekhouden.nl en andere boekhoudprogramma’s en ook mailingsoftware van Mailchimp en AcyMailing maken gebruik van deze methodes.
AcyMailing verstuurt vanaf onze eigen server nieuwsbrieven, maar heeft wel extra instellingen nodig om spamfouten te voorkomen. Mailchimp wordt verzonden van servers buiten de EU en heeft meer instellingen nodig.

Heb je geen methode ingesteld, dan worden berichten vanaf hun server (domein) verzonden (pietje@boekhouden.nl) terwijl de weergegeven afzender een account van je eigen domein is (bijvoorbeeld administratie@mijndomein.nl). Omdat de feitelijke afzender (het bijbehorende IP adres) niet correspondeert met dat (IP adres) van het domein van de weergegeven afzender, wordt het bericht of als spam gemarkeerd (al dan niet ontdaan van bijlages), of geweigerd.

Het is best ingewikkeld, maar al dit soort maatregelen zijn nodig om je te beschermen tegen spam, onbedoeld versturen van e-mail namens jou en veel meer. Wij helpen daarbij door op onze server alle accounts veilig te configureren. Wij helpen je ook om je DNS aan te passen als dat nodig is.

Mijn GSM telefoon, smartphone of tablet kan de e-mail niet ontvangen of versturen

Zeer waarschijnlijk gebruikt u een oud apparaat met verouderde besturingssoftware.
Sterk verouderde encryptieprotocollen zoals TLS1.0 en TLS 1.1 en nog ouder worden door onze mailserver niet meer ondersteund. Wij hebben die uitgeschakeld om wille van beveiliging en uw internet veiligheid.

Mijn verzonden post staat in verschillende mappen. Hoe komt dat?

Helaas is standaardisatie niet goed geregeld. U kunt bijvoorbeeld in uw IMAP account mappen zoals ‘Sent’, ‘Verzonden’, Verzonden mail’ en dergelijke tegenkomen. De oorzaak ligt in de instellingen van het apparaat en de software waarmee u werkt. Zeker wanneer u meer apparaten gebruikt, zullen er meer mappen met vergelijkbare inhoud verschijnen.
Maar ook de mappen voor ‘spam’ hebben last van dit fenomeen. U ziet bijvoorbeeld ook een map ‘ongewenste mail’.
Het is meestal op te lossen, maar dat is niet eenvoudig. In Microsoft Outlook kun je bijvoorbeeld opgeven in welke map de verzonden post moet worden opgeslagen bij de instellingen. Ook in Roundcube (webmail) kun je het een en ander instellen.