Nieuwsbrieven, facturen versturen lukt niet of komt in SPAM, waarom en hoe voorkomen?


Wanneer je gebruik maakt van web-gebaseerde software voor je boekhouding of bijvoorbeeld het verzenden van nieuwsbrieven, kun je tegen het probleem aanlopen dat die software geen berichten namens jou kan verzenden. Dat is een logische consequentie van veilige hosting van je domein. Berichten namens e-mail accounts van je domein kunnen alleen door andere mailservers worden verzonden wanneer zij hiertoe zijn gemachtigd door je eigen domeinserver. Dat is de server waarop uw domein is geregistreerd.

Bij het verzenden van een e-mail of nieuwsbrief wordt geverifieerd of dat mag door contact te leggen met je domeinserver. In het bericht wordt dan een ‘vlaggetje’ opgenomen van het antwoord, of verzending wordt geweigerd door de verzendende server. Dit soort communicatie wordt opgenomen in de mailheader die je normaal niet ziet. In Outlook klik je op eigenschappen van het bericht om die te zien.

Dit probleem kan worden voorkomen door de domeinen of IP adressen die namens u e-mail mogen verzenden te autoriseren. Daarvoor moet een aanpassing in de DNS records worden uitgevoerd. Meestal is een extra TXT record of een aanpassing in dat record nodig. Soms moet een CNAME record worden aangemaakt, of een combinatie met een TXT record. De meeste aanbieders van dergelijke software geven aan op hun website wat moet, en hoe dat moet. Soms geven ze zelfs aan hoe je de aangepaste DNS instellingen moet (of kunt) valideren.

Wil je geen aanpassingen in de DNS doorvoeren, dan moet je instellen dat e-mail door je eigen server wordt verstuurd. Daarvoor moet je dan een geldige verzender (e-mail adres), het bijbehorend wachtwoord en de SMPT server gegevens (meestal smtp.uwdomein.xx of bij ons web.carien.eu) en poort opgeven. Vergeet niet SSL aan te vinken in combinatie met poort 587 (TLS of STARTTLS) of 465 (SSL) om alle berichten versleuteld te versturen. Gebruikt u deze methode, dan is geen aanpassing van de DNS noodzakelijk.

WeFact.nl, boekhouden.nl en andere boekhoudprogramma’s en ook mailingsoftware van Mailchimp en AcyMailing maken gebruik van deze methodes.
AcyMailing verstuurt vanaf onze eigen server nieuwsbrieven, maar heeft wel extra instellingen nodig om spamfouten te voorkomen. Mailchimp wordt verzonden van servers buiten de EU en heeft meer instellingen nodig.

Heb je geen methode ingesteld, dan worden berichten vanaf hun server (domein) verzonden (pietje@boekhouden.nl) terwijl de weergegeven afzender een account van je eigen domein is (bijvoorbeeld administratie@mijndomein.nl). Omdat de feitelijke afzender (het bijbehorende IP adres) niet correspondeert met dat (IP adres) van het domein van de weergegeven afzender, wordt het bericht of als spam gemarkeerd (al dan niet ontdaan van bijlages), of geweigerd.

Het is best ingewikkeld, maar al dit soort maatregelen zijn nodig om je te beschermen tegen spam, onbedoeld versturen van e-mail namens jou en veel meer. Wij helpen daarbij door op onze server alle accounts veilig te configureren. Wij helpen je ook om je DNS aan te passen als dat nodig is.